Tips and tricks pentru folosirea eficienta a e-mailului

O problema tehnica tipica: pana de curand te intelegeai bine cu colega ta, doamna F. Desigur ca au existat mereu mici reprosuri reciproce, dar de ca teva luni incoace, certurile devin de nesuportat. Relatia este incordata si te doare burta doar gandindu-te la ea. Ce s-a intamplat? Motivul poate sa fie cat se poate de banal: amandoi suferiti de o depresie a e-mailurilor, un fenomen ce apare in multe relatii profesionale. Probabil ca n-ai mai vazut-o de mult pe doamna F si nici n-ati mai vorbit de mult. Fiindca amandoi sunteti foarte ocupati, comunicarea intre voi nu s-a mai desfasurat decat prin PC,si pentru aceasta platiti acum. Comunicarea interumana se petrece pe foarte multe niveluri. Ea este compusa din limbaj corporal, contact vizual, voce si o cantitate relativ mica de schimb de informatii. La o convorbire telefonica se transmit multe emotii datorita intonatiei si a posibilitatii de a reactiona. Chiar si o scrisoare sau un fax mai transmite un rest de personalitate datorita hartiei cu antet sau a semnaturii. Insa la e-mailuri sau SMS-uri nu mai exista nici acest rest. Si multi oameni nu s-au obisnuit inca cu aceasta comunicare saracacioasa, chiar daca rareori isi dau seama de acest lucru. Nu se poate construi si intretine o relatie de incredere doar pe baza e-mailurilor. Stilul de scriere extrem de monosilabic, care a devenit o obisnuinta atunci cand scrii rapid un raspuns, da cale libera la speculatii: „De ce celalalt a fost atat de monosilabic? De ce nu a reactionat la argumentele mele?“. Evita monocultura electronica E-mailurile te fac sa raspunzi in mod simplu si rapid. Nu deveni adeptul permanent al acestui automatism, ci raspunde din cand in cand cu un telefon. Da-i ocazia si partenerului tau de e-mail sa faca acest lucru, trecandu-ti in mod automat numarul de telefon la sfarsitul mesajelor tale. Cere-I si in mod direct partenerului tau de corespondenta sa te sune. Comunica-i ora la care poti fi gasit. Nu privi contactul telefonic doar ca pe un mijloc de avertizaresi atentionare („Mi-ati citit deja e-mailul?“), ci mai ales ca mijloc de in  curajaresi motivare emotionala. Fiindca acestea sunt punctele forte ale unei convorbiri! Fiindca daca ai vrea, ai putea ameninta sau insista si prin e-mail. Optimizeaza e-mailurile tale Daca introduci convorbiri telefonice si personale in mod regulat, e-mailurile tale pot ramane la fel de scurte casi pana acum. Daca ai de abordat mai multe probleme, cel mai bine este sa le numerotezi, ca ce lalalt sa nu piarda nimic din vedere. Spune in final, cat se poate de concret, la ce te astepti de la celalalt (reactie, acord, intalnire, corectura, trimiterea unor materiale etc.). Daca ai mai multe subiecte de discutie (poate ca unele trebuie chiar retransmise de partenerul tau de e-mail catre terti), atunci trebuie neaparat sa le scrii in mai multe e-mailuri. Trece in randul cu subiectul exact despre ce este vorba. In loc de „intalnire“, spune mai bine „Intalnire in 11.11: de adus desenul cu constructiile!“. Depinde de amestec Profita de manifestari precum targuri, conferinte, petreceri de firma si receptii pentru a reimprospata contactele personale. Nu este importanta durata intalnirilor. Sunt suficiente cateva cuvinte prietenoase sau un gest, pentru a reimprospata relatia de in cre dere intre partenerii de afaceri. Urmatoarea combinatie minima de actiuni este suficienta pentru a pastra stabila o relatie de afaceri pe termen lung: o intalnire personala o data pe an, o convorbire telefonica o data la trei luni si intre acestea: scrisori, faxuri sau e-mailuri.